Упрощенный вариант обеспечения потребностей

Для формирования заказов поставщикам с целью поддержания остатка на складах и/или обеспечения потребностей по заказам на отгрузку предназначено рабочее место Формирование заказов поставщикам (Закупки – Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По потребностям).

Использование рабочего места Формирование заказов поставщикам позволяет:

■ проанализировать потребности для поддержания запасов;

■ проанализировать потребности для обеспечения заказов на отгрузку;

■ получить рекомендации по количеству товаров, которое требуется заказать у поставщика для поддержания запасов и обеспечения потребностей по заказам на отгрузку;

■ скорректировать заказываемое количество товаров у поставщика.

Процесс формирования заказов поставщикам для поддержания запаса на складе и обеспечения потребностей по заказам на отгрузку представлен на схеме.

Рабочее место Формирование заказов поставщикам реализовано в виде помощника, в котором каждый шаг формирования заказов поставщикам представлен на отдельной закладке:

■ Поддержание остатка на складе;

■ Обеспечение заказов на отгрузку;

■ Сформированные заказы поставщикам.

Переход от одного шага формирования заказов к другому выполняется по команде Далее на форме рабочего места по формированию заказов поставщикам.

На первом шаге осуществляется поддержка остатка товаров на складе, при условии, что для каждого товара были предварительно определены как Минимальный, так и Максимальный остаток. Программа предложит товар к заказу, если его остаток снизится до установленного минимального уровня. Автоматический расчет рекомендуемого к заказу количества позволяет пополнить остаток товаров до максимального значения. Предусмотрена возможность отказа от рекомендованного к заказу количества товаров или его корректировки. Осуществляется попытка автоопределения поставщика товара, соглашения и цены на основании имеющихся в программе данных. Поставщик товара определяется исходя из статистики трех последних заказов поставщикам. Поставщика и цену можно также указать и вручную.

Информация о желаемом минимальном и желаемом максимальном остатках для каждого товара может быть:

■ введена вручную;

■ рассчитана. Расчет осуществляется по среднедневному потреблению товаров на указанное количество дней.

Предусмотрена возможность группового заполнения минимального/максимального остатков для выделенных строк (команда Заполнить в рамках рабочего места по формированию заказов поставщикам). Использование групповых команд позволяет задать значение желаемого остатка (максимального/минимального) либо рассчитать значение остатка на период продаж согласно среднедневному потреблению.

Максимальный/минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется к заказу у поставщика для поддержания остатка. Количество товаров, рекомендуемое системой к заказу, отображается в колонке К заказу рабочего места по формированию заказов поставщикам.

Количество товара, которое необходимо заказать для поддержания остатка на складе, рассчитывается для всех товаров:

■ Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, то этот товар отмечается флагом К заказу. Количество товара рассчитывается по формуле:

Максимальный остаток - Заказы к поступлению (если Остаток ≤ Min остаток).

■ Если остаток товара на складе больше минимального остатка, то количество товара, которое необходимо заказать у поставщика, уменьшается на величину остатка товара на складе за вычетом минимального остатка. Такой товар не будет рекомендован к заказу, но при необходимости его можно отметить и заказать у поставщика (колонка К заказу). Количество товара к заказу у поставщика рассчитывается по формуле:

Максимальный остаток - Заказы к поступлению - (Остаток товара на складе - Минимальный остаток) (если Остаток > Min остаток).

■ Если остаток товара меньше или равен минимальному остатку, то будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка (колонка К заказу). При этом рассчитанная величина заказа уменьшается на то количество товаров, которое было заказано ранее.

Расчет текущего остатка товаров и количества товара, которое ожидается к поступлению от поставщика, зависят от режима обеспечения заказов на отгрузку, установленного в поле Обеспечивать заказы:

■ За счет остатка – учитываются все товары, которые есть в наличии (колонка Остаток), и все ожидаемые поступления товаров (колонка Заказы к поступлению);

■ Независимо от поддержания остатка – учитываются свободные остатки товаров и ожидаемые поступления. При расчете остатков (колонка Свободный остаток) и ожидаемых поступлений (колонка Заказы к поступлению) будет учтено количество товаров, которые зарезервированы на складе и распределены в заказах на поставку.

При любом варианте из расчета будет исключено количество товаров, которое заказывается обособленно.

При расчете среднедневного потребления учитываются все расходы со склада за минусом возвратов (возврат товаров от клиента, возвратные перемещения, возврат из производства и т.д.). Для розничных складов перемещения товаров в расчет не включаются.

В расчете среднедневного потребления участвуют следующие документы:

■ Внутреннее потребление товаров;

■ Корректировка реализации;

■ Ордер на отражение недостач товаров;

■ Ордер на отражение порчи товаров;

■ Списание недостач товаров;

■ Порча товаров;

■ Пересортица товаров;

■ Расходный ордер на товары;

■ Реализация товаров и услуг;

■ Сборка товаров;

■ Отчет о розничных продажах;

■ Чек ККМ.

Продажи за период уменьшаются документами:

■ Возврат товаров от клиента;

■ Чек ККМ на возврат.

Расчет среднедневного потребления выполняется двумя методами.

1-й метод – не учитывает дни «неполных продаж». Если в начале дня не было остатка или в конце дня не было остатка (товар закончился), то расход этого дня не учитывается в статистике. Расчет среднедневного потребления товаров выполняется без учета нулевых остатков на начало или конец дня.

При расчете соблюдаются следующие условия, на рабочую дату:

■ В наличии начальный остаток > 0 (на начало дня).

■ В наличии конечный остаток > 0 (на конец дня).

Если были остатки на начало и конец дня, то такой день учитываются в статистике независимо от того, был расход со склада в этот день или нет.

Среднедвневное потребление = Количество расхода за период (берется количество расхода в даты, на которые есть остатки на начало и конец дня)/Количество рабочих дней склада с ненулевыми остатками в течение дня (на начало и конец дня).

2-й метод – учитывает все расходы периода, в том числе и в дни «неполных продаж». Если в начале дня не было остатка или в конце дня не было остатка (товар закончился), то расход этого дня учитывается в статистике.

Если были остатки на начало и конец дня, то такой день учитываются в статистике независимо от того, был расход со склада в этот день или нет.

Период отсчитывается от вчерашнего дня – назад. Количество рабочих дней рассчитывается в соответствии с календарем склада. Если календарь склада не задан, то используется календарь предприятия, в противном случае все дни периода считаются рабочими.

В качестве окончательного значения среднедневного потребления берется максимальное значение, рассчитанное с учетом и без учета дней «неполных продаж».

При упрощенном варианте обеспечения потребностей максимальное значение среднедневного потребления товаров отображается в колонке Среднедневное потребление рабочего места Формирование заказов поставщикам.

Исходные данные:

■ Анализ продаж за 80 календарных дней (эта информация задается в рабочем месте «Формирование заказов поставщикам» в поле «Анализировать продажи за»).

■ Расход со склада за период с 01.03.24 по 30.04.24 г. – 35 ед.

Расчет среднедневного потребления товаров выполняется одновременно двумя методами.

1-й метод. Расчет среднедневного потребления товаров за вычетом «неполных» дней продаж.

К расчету принимается только расход:

■ в рабочий день;

■ в этот рабочий день ненулевой начальный и конечный остаток.

В данном примере учитываются все расходы за минусом возврата товаров от клиента 2 ед., перемещения товара 8 ед. на 26.03, реализации товара 1 ед. на 29.03 и реализации товара 2 ед. на 27.04.

Расход со склада = 35–2-8-1-2 = 22 ед.

К расчету принимаются только дни:

■ этот день рабочий;

■ в этот рабочий день ненулевой начальный и конечный остаток.

Анализ продаж выполняется за 80 предыдущих календарных дней от текущей даты 14.05.2024. Период для анализа данных отсчитывается от вчерашнего дня – назад, т.е для расчета среднедневного потребления анализируются данные за период с 24.02.24 по 13.05.24 (80 календарных дней, из которых Февраль 2024 - 6 календарных дней с 24.02 по 29.02, Март 2024 - 31 календарный день, Апрель 2024 - 30 календарных дней, Май 2024 – 13 календарных дней с 01.05. по 13.05).

В периоде расчета по статистике с 24.02.24 по 13.05.24 количество рабочих дней склада 51, из которых рабочие даты склада 26.02, 27.02, 28.02, 27.03, 28.03, 02.05, 03.05, 06.05, 07.05, 08.05, 13.05 исключаются, поскольку в эти даты не было остатков совсем (ни начального остатка, ни конечного остатка). Также исключаются даты 29.02 (т.к на дату начальный остаток = 0), 26.03 (на дату конечный остаток = 0), 29.03 (на дату начальный остаток = 0), 25.04 (на дату конечный остаток =0), 26.04 (на дату начальный остаток =0), 27.04 (на дату конечный остаток = 0).

Среднедневное потребление = Расход со склада (берется количество расхода в даты, на которые есть остатки на начало и конец дня)/Количество рабочих дней склада с ненулевыми остатками в течение дня (на начало и конец дня).

Среднедневное потребление = Расход со склада/Количество рабочих дней склада в периоде с 24.02.24 по 13.05.24 = (2+1+1+3+5+12-2 ед. возврат товаров от клиента)/(51 рабочий день в периоде - 17 рабочих дат в периоде) = 22/34 = 0,647 ед.

2-й метод. Расчет среднедневного потребления с учетом «неполных» дней продаж.

При расчете среднедневного потребления товаров учитываются даты, на которые имеются нулевые остатки на начало или конец дня, и расход в эти даты.

К расчету принимается расход:

■ в рабочий день;

■ в этот день ненулевой начальный и/или конечный остаток.

В данном примере учитываются все расходы за минусом возврата товаров от клиента 2 ед.

Расход со склада = 35–2 = 31 ед.

К расчету принимаются только дни:

■ этот день рабочий;

■ в этот рабочий день ненулевой начальный и/или конечный остаток.

Анализ продаж выполняется за 80 предыдущих дней от текущей даты 14.05.2024. Период для анализа данных отсчитывается от вчерашнего дня – назад, т.е для расчета среднедневного потребления анализируются данные за период с 13.05.24 по 29.02.24 (80 календарных дней, из которых Февраль 2024 - 6 календарных дней с 24.02 по 29.02, Март 2024 - 31 календарный день, Апрель 2024 - 30 календарных дней.

В периоде расчета по статистике с 26.02.24 по 13.05.24 количество рабочих дней склада 51, из которых исключаются даты 26.02, 27.02, 28.02, 27.03, 28.03, 02.05, 03.05, 06.05, 07.05, 08.05, 13.05, поскольку в эти даты не было остатков совсем (ни начального остатка, ни конечного остатка).

Среднедневное потребление товаров рассчитывается как: Расход со склада/Количество рабочих дней склада в периоде = (2+1+1+8+1+3+5 +12+2-2 ед. возврат товаров от клиента)/(51 рабочий день склада в периоде – 11 рабочих дат склада в периоде) = 33/40 = 0,825 шт

В качестве окончательного значения среднедневного потребления берется максимальное значение, полученное при помощи двух методов расчета среднедневного потребления.

Максимальное значение среднедневного потребления товаров 0,825 шт отображается в колонке Среднедневное потребление рабочего места Формирование заказов поставщикам.

На втором шаге отображается список товаров, требующихся по заказам на отгрузку (заказам клиентов, заказам на перемещение и т.п.). В список будут включены заказы на отгрузку, в статусах не ниже чем К обеспечению (К выполнению), если в строке заказа установлено действие К обеспечению и К обеспечению, флаг Обособленно. Выше в списке отобразятся потребности по заказам с более высоким приоритетом и датам отгрузки. Программа автоматически предложит обеспечить заказы с использованием товара, поставленного ранее или ожидаемого к поступлению по заказам на поставку (заказам поставщикам, заказам на перемещение и т.д.). Предусмотрена возможность отказа от рекомендованного программой товара или его корректировки. Осуществляется попытка автоопределения поставщика, соглашения и цены на основании имеющихся в программе данных поставщика. Эта информация заполняется в соответствии со статистикой ранее оформленных заказов поставщикам. Поставщика и цену можно указать и вручную.

Если товар заказывается обособленно, то требуемое количество будет автоматически рекомендовано К заказу вне зависимости от режима обеспечения заказов. При этом учитывается то количество товара, которое уже заказано ранее для данного заказа.

Если заказывается товар с вариантом обеспечения К обеспечению, то количество, рекомендуемое К заказу, зависит от выбранного режима обеспечения заказов.

Поддерживаются следующие режимы обеспечения заказов на отгрузку (поле Обеспечивать заказы) в рабочем месте по формированию заказов поставщикам:

■ За счет остатка. Все товары на складе используются и для розницы и для оптовой продажи. Решается задача закупки для поддержания запаса и закупленные товары распределяются на спрос по заказам на отгрузку:

○ при поддержании остатка на складе (всего остатка на складе): Остаток = В наличии (В резерве + Свободный (доступный) остаток); Заказы к поступлению = Все не поступившие согласованные, подтвержденные заказы на поступлении.

○ при обеспечении заказов на отгрузку получаем, сколько заказов на отгрузку не обеспечено остатком на складе, не поступившими заказами и количеством к заказу на шаге 3: Обеспечено = Остаток (свободный (доступный)), распределенный на заказ + Заказы к поступлению, распределенные на заказ + К заказу на шаге 3 (обеспечено заполняется с учетом распределенных запасов на заказ, свободного остатка, заказов на поступление). К заказу = Требуется (количество по заказу) – Обеспечено.

○ К заказу = Макс (Шаг 3 потребность в запасах, Шаг 4 потребность по заказам).

■ Независимо от поддержания остатка. На складе одна часть товара обеспечивается для розницы (свободный остаток), вторая часть - для заказов на отгрузку:

○ при поддержании остатка на складе (свободного остатка): Свободный остаток = Свободный (доступный) остаток; Заказы к поступлению = Все не поступившие согласованные, подтвержденные заказы на поступление. Если есть заказы на отгрузку, то выполняется автоматическое распределение запасов на заказы, свободного остатка, заказов на поступление, в таком случае в колонках «Свободный остаток» = 0 и «Заказы к поступлению» = 0. В колонке «Заказы к поступлению» ненулевое количество, если есть излишек обеспечения - свободный остаток за вычетом заказов с действием «К обеспечению» и отложенных заказов (с действием «Резервировать по мере», но дата отгрузки за границей периода обеспечения).

○ при обеспечении заказов на отгрузку Обеспечено = Свободный (доступный) остаток, распределенный на заказ + Заказы к поступлению, распределенные на заказ (обеспечено заполняется с учетом распределенных запасов на заказ, свободного остатка, заказов на поступление). К заказу = Требуется (количество по заказу) – Обеспечено.

○ К заказу = Шаг 3 потребность в запасах + Шаг 4 потребность по заказам.

Для обособленных строк количество, обеспеченное под назначение, учитывается всегда (уменьшая количество к заказу).

На шагах Поддержание остатка на складе и Обеспечение заказов на отгрузку через изменение формы можно вывести поля Цена и Сумма, которые заполняются справочно, чтобы оценить итоговую сумму закупки. Перенос введенных вручную цен и сумм в создаваемый заказ не предусмотрен. В документ переносятся только товары без цен и сумм и далее заполняются штатными механизмами документа.

На третьем шаге формируются заказы поставщикам по всем отмеченным на предыдущих шагах позициям. По умолчанию заказы поставщикам формируются в статусе Согласован. Предусмотрена возможность дополнительной ручной корректировки сформированных заказов поставщикам и их дозаполнение.

Для тех позиций, которые заказываются обособленно, в заказах поставщикам будет указано назначение, связанное с заказом на отгрузку (поле Назначение).